SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la Cheffe de service, Service à la clientèle, le titulaire du poste a pour mandat principal d’assurer un support administratif à l’équipe Exploitation et à la Haute direction.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’Agilité; la Collaboration; la Proximité; et la Durabilité, en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

 

DÉTAILS DES RESPONSABILITÉS

Soutenir l'équipe exploitation

  • Convoquer et prendre les minutes de certains comités au sein des Opérations aéroportuaires et pour certains partenaires en collaboration avec la coordonnatrice administrative, haute direction ;
  • Aider à planifier les exercices pour les mesures d’urgence ;
  • Préparer les documents pour les permis d’exploitation et des certificats d’assurance et assurer les suivis annuellement ;
  • Révision des différents manuels de procédures et gestion des signatures et de la publication de ceux-ci avec Transports Canada et YQB en collaboration avec la coordonnatrice administrative, haute direction ;
  • Collaborer au processus de rappel annuel de notre équipe d’installations extérieures (saisonniers d’hiver) et révision des documents de formation ;
  • Apporter son support au niveau de l’uniformisation des procédures au Centre des services combinés (CSC).

Effectuer le soutien administratif

  • Gérer la correspondance des équipes selon les directives reçues ;
  • Réviser certains documents en termes de présentation, grammaire et langue ;
  • Rédiger des textes, des comptes-rendus, des procès-verbaux, des documents et des tableaux à partir d’instructions générales ;
  • Coordonner la tenue de diverses réunions ;
  • Organiser les voyages d’affaires pour l’équipe Exploitations et du SLIA et faire les suivis au niveau des dépenses engendrées ;
  • Apporter son support quant à toutes autres tâches administratives requises dans les différents départements de YQB ;
  • Apporter son support à son gestionnaire quant aux tâches opérationnelles ;
  • Gestion des traductions avec une firme externe ;
  • Remplacer à la réception du siège social lorsque requis.

Effectuer toutes autres tâches connexes



EXIGENCES

  • Diplôme d’études secondaires (DES) ;
  • Diplôme d’études collégial (DEC) en secrétariat ;
  • Une expérience exceptionnelle peut compenser l'absence de diplôme.



QUALIFICATIONS

Expériences requises

  • Détenir un minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Niveau de langue requis

  • Langue française parlée niveau avancé ;
  • Langue française écrite niveau expert ;
  • Langue anglaise parlée et écrite niveau intermédiaire (LDL7).



COMPÉTENCES

Compétences de savoir (j’ai appris)

  • Les logiciels de la suite Microsoft 365 tel que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams.

Compétences de savoir-faire (je sais)

  • Planifier et organiser efficacement des rencontres en présentiel et en virtuel via Outlook et/ou Teams ;
  • Créer des procédures, des lettres via Word ;
  • Créer des fichiers de calculs automatisés via Excel ;
  • Créer efficacement des présentations professionnelle PowerPoint ;
  • Synthétiser les échanges verbaux en résumé écrit.

Compétences de savoir-être (je suis)

Essentielles (valeurs YQB)
  • Agilité ;
  • Collaboration ;
  • Proximité ;
  • Durabilité.
Spécifiques à fonction
  • Obtention de l’information
  • Analyse et traitement de l’information ;
  • Apprentissage ;
  • Adaptabilité ;
  • Organisation et suivi ;
  • Gestion des priorités ;
  • Souci du détail ;
  • Fiabilité ;
  • Efficacité à travailler à distance ;
  • Compréhension des autres ;
  • Communication interpersonnelle.



CONDITIONS SPÉCIFIQUES À LA FONCTION

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