Agent/Agente de soutien administratif, classe principale

Agent/Agente de soutien administratif, classe principale
Lieu de travail : Sherbrooke, Québec
Supérieur immédiat : Jean-François Joncas, Directeur adjoint des Services aux étudiants
Statut : Régulier - Temps plein  
Échelle salariale : Entre 26.54$ et 32.47$ de l'heure
Période d’affichage : du 2026-08-14 au 2026-08-27
Entrée en fonction prévue : aussitôt que possible
Horaire de travail : Lundi au vendredi, 35 heures par semaine

POSTE
Le Collège Champlain Lennoxville est à la recherche d’une agente ou d’un agent de soutien administratif, classe principale, pour un poste régulier, à temps plein au sein des Services aux étudiants.

FONCTIONS
Relevant du directeur adjoint des Services aux étudiants et travaillant en étroite collaboration avec ce dernier et l’équipe des Services aux étudiants, la personne titulaire du poste assure la coordination d’un ensemble de travaux administratifs complexes et spécialisés liés aux activités des Services aux étudiants.

Elle agit à titre de personne-ressource administrative pour plusieurs dossiers institutionnels nécessitant une connaissance des procédures, des règlements et des systèmes en vigueur. Elle assure une gestion autonome de dossiers, collabore à la planification d’activités, formule des recommandations visant l’amélioration des processus et veille au respect des échéanciers et des normes applicables.

La personne titulaire du poste exécute des tâches administratives, telles que l’organisation de diverses activités sociales, culturelles et récréatives; réponds aux questions générales et récurrentes des étudiants, collègues et membres de la communauté; évalue les demandes et les dirige vers les bonnes ressources, le cas échéant. Le ou la titulaire joue un rôle important dans la cohésion et le bon fonctionnement de l’équipe des Services aux étudiants.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Tâches administratives (55 %)

• Coordonner et exécuter des travaux administratifs complexes liés aux activités des Services aux étudiants, notamment la gestion de dossiers, le suivi de demandes multiples et la coordination des échéanciers.
• Informer, orienter et conseiller les étudiants et les membres de la communauté collégiale en interprétant l’information reçue et en dirigeant les demandes vers les ressources appropriées.
• Assurer le suivi des communications provenant des Services aux étudiants avec les étudiants, le personnel enseignant et les services internes, en respectant des délais souvent serrés.
• Recueillir, analyser, sélectionner et valider des données provenant de différentes sources afin de préparer des synthèses, des listes, des rapports ou des recommandations.
• Participer activement à la planification, à l’organisation et à la coordination d’activités institutionnelles majeures, telles que l’orientation, les formations sur la prévention des violences à caractère sexuelles, la cérémonie de remise des diplômes, les journées portes ouvertes, la rencontre de parents et diverses initiatives liées à la réussite et au bien‑être étudiant.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes au besoin en collaboration avec le personnel des Services aux étudiants, comme la gestion des rendez-vous avec les étudiants, l’entrée de feuilles de temps de certains employés et la rédaction des procès-verbaux des réunions.
• Coordonner le processus de demande et de gestion des examens finaux, incluant la préparation des communications, la vérification des documents reçus et les liens avec le centre de reprographie.
• Préparer, valider et gérer des documents officiels, tels que lettres, formulaires et communications destinées aux étudiants et aux membres du personnel.
• Assurer la mise à jour de contenus d’information destinés aux étudiants (ex. : communications écrites, listes de diffusion, plateformes numériques).

Recrutement (10%

• Contribuer à l’organisation et à la réalisation des campagnes de recrutement, des activités de rayonnement et des événements du Collège.

Coordination de programmes spécifiques (10%)

• Coordonner des programmes spécifiques (ex. : sécurité alimentaire, reconnaissance des heures d’engagement, coordination des commandes OPEQ), incluant la gestion des listes, le suivi des admissibilités et la distribution des ressources.

Aide Financière Aux Études (10 %)

• Assurer la gestion complète et confidentielle des dossiers liés à l’aide financière aux études (prêts et bourses), incluant la validation du statut étudiant, le suivi auprès des organismes externes et le soutien direct auprès des étudiants.

 Soutien aux étudiants en quête d’équité (10 %)

• Aider à la mise en place de salles d’examen et à la supervision pour les étudiants qui ont besoin d’accommodements pendant les périodes d’examen. 

Autre (5 %)

• Effectuer toutes les tâches connexes assignées par le directeur des Services aux étudiants.
• Compiler et maintenir à jour des statistiques, des bases de données et des registres institutionnels liés à ces dossiers.

QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité                    
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.


Compétences             
Aptitude à communiquer couramment en anglais, à l’oral et à l’écrit.
Doit posséder une connaissance fonctionnelle du français, à l’oral et à l’écrit.
Doit posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles.
Doit posséder une connaissance fonctionnelle de la suite Microsoft Office afin de suivre les statistiques, de produire des rapports, et de créer des documents.

Les candidats devront passer des tests d'anglais et de français.