Adjoint·e administratif·ve 

L’adjoint·e administratif·ve soutient des cadres de direction dans l’ensemble de leurs responsabilités quotidiennes. Le rôle consiste à assurer une gestion fluide des priorités, des communications et des activités stratégiques, tout en agissant comme point de liaison clé entre les dirigeant·e·s et les équipes internes. 

Responsabilités principales 

  • Gérer et maintenir les calendriers exécutifs, les rendez-vous et les déplacements 

  • Organiser, coordonner et planifier des réunions et événements (salles, équipements, logistique) 

  • Assurer le suivi des livrables, échéanciers et priorités avec des équipes situées dans différents emplacements 

  • Gérer les communications entrantes (courriels, messages, outils collaboratifs) et en assurer la distribution appropriée 

  • Préparer, soumettre et suivre les notes de frais et dépenses de déplacement 

  • Préparer, réviser et mettre en forme des correspondances, présentations et documents confidentiels 

  • Soutenir les mouvements de personnel (arrivées, départs, suivi des vacances) 

  • Contribuer à des projets spéciaux et mandats ponctuels en respectant un haut niveau de confidentialité 

  • Coordonner les échéances et la gestion des flux de travail pour des tâches récurrentes 

  • Préparer, vérifier et consolider des présentations exécutives 

  • Collaborer avec différentes fonctions de gestion et équipes de soutien 

  • Exécuter toute autre tâche administrative liée au rôle 

Profil recherché 

  • Minimum de 5 ans d’expérience pertinente à titre d’adjoint·e administratif·ve ou dans un rôle similaire 

  • Excellentes compétences en communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit 

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) 

  • Excellentes capacités organisationnelles, de planification et de gestion des priorités 

  • Bonne connaissance des pratiques et procédures administratives standards 

  • Diplôme d’études postsecondaires 

Compétences clés 

  • Très fortes aptitudes en communication et aisance dans des environnements ambigus ou changeants 

  • Proactivité exceptionnelle et forte prise d’initiative 

  • Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration 

  • Capacité à performer dans un environnement rapide et exigeant 

  • Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps 

  • Esprit d’équipe et attitude orientée solutions 

  • Rigueur professionnelle, intégrité et fiabilité 

  • Sens des affaires et compréhension des enjeux organisationnels 

  • Discrétion absolue et respect élevé de la confidentialité 

  • Grande attention aux détails et à l’exactitude 

  • Flexibilité et adaptabilité