Responsabilités -
- Accueillir chaleureusement les clients dès leur arrivée en clinique.
- Créer un dossier pour chaque nouveau client et/ou mettre à jour le dossier existant.
- Préparer les dossiers des clients pour les soins des jours à venir.
- Remettre aux clients les formulaires et consentements nécessaires aux soins à recevoir.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels de la clientèle.
- Assurer le rappel des clients qui n’ont pas confirmé leur présence à leur rendez-vous.
- Assurer la bonne gestion et l’optimisation de l’agenda des rendez-vous.
- Produire les factures des clients et assurer la vérification des factures quotidiennement.
- Se charger des procédures d’ouverture et de fermeture de la clinique.
- Traiter la correspondance et les envois par messageries diverses.
- Comptabiliser les traitements de la journée en collaboration avec la consultante.
- Maintenir à l’ordre la réception, le coin boutique et la salle d’attente.
- Gérer les commandes de matériel bureautique et autres.
- Effectuer la fermeture de lot, balancer les rapports quotidiens et transmettre l’encaisse à la comptabilité.
- Veiller à la disponibilité de la monnaie dans la petite caisse.
Qualifications -
- Diplôme d’études secondaires requis, formation en bureautique (un atout important).
- Au moins deux (2) années d’expérience dans un poste similaire.
- Langues parlées et écrites : bonne maîtrise du français et anglais.
- Maîtrise des logiciels de la suite bureautique Microsoft Office.
- Avoir à cœur le bien-être du client.
- Communiquer de manière efficace.
- Démontrer un esprit d’équipe et de collaboration.
- Être intègre et digne de confiance.
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie.
- Savoir planifier et coordonner ses activités.
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.