Être Commis aux formations et ressources humaines chez Dubé, c'est contribuer au développement des compétences de nos équipes en offrant un accompagnement humain, un service de qualité et un soutien administratif rigoureux. C’est sous la responsabilité de la Surintendante Rh & SSEC que la personne titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le Responsable formation, qu'elle assistera au quotidien dans la coordination et le suivi des activités de formation. 

Statut : Permanent à temps plein
Horaire : 40h semaine du lundi au vendredi, disponibilité occasionnelle selon les besoins opérationnels (soirs et fins de semaine)
Lieu de travail : Siège social situé à Rouyn-Noranda

Tâches et responsabilités :
Intégrer les normes de santé, sécurité, environnement et qualité dans l'ensemble des activités afin de contribuer à des opérations sécuritaires, conformes et efficaces:

  • Respecter les politiques, procédures et exigences réglementaires de l'entreprise;
  • Appliquer les meilleures pratiques dans l'exécution des tâches quotidiennes.

Assurer le suivi administratif des activités de formation afin que les employés détiennent les formations requises au moment opportun:

  • Collaborer quotidiennement avec le Responsable formation dans la coordination des priorités;
  • Effectuer les convocations, les rappels et les relances auprès des employés et des gestionnaires;
  • Procéder aux inscriptions et assurer le suivi des formations courantes;
  • Accompagner les employés dans leurs démarches de formation et répondre à leurs questions.

Maintenir les dossiers de formation complets, exacts et conformes afin de soutenir les opérations et les exigences réglementaires:

  • Effectuer l'entrée de données dans les différentes plateformes;
  • Numériser, classer et archiver les documents;
  • Enregistrer les certificats, attestations et cartes de compétences;
  • Vérifier l'exactitude et la mise à jour des informations.

Assurer la conformité des documents obligatoires des employés afin de faciliter leur accès aux différents sites et chantiers:

  • Vérifier les permis de conduire, dossiers de conduite, permis d'explosifs, cartes de compétences et autres documents requis;
  • Effectuer les suivis nécessaires pour obtenir ou renouveler les documents exigés;
  • Aviser les intervenants concernés lorsque des documents sont manquants ou expirés.

Offrir un service à la clientèle interne de qualité afin de soutenir les employés, les gestionnaires et les différents départements:

  • Répondre aux demandes d'information avec professionnalisme et courtoisie;
  • Accompagner les employés dans leurs démarches administratives liées à la formation;
  • Maintenir une communication proactive avec les différentes parties prenantes.

Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs afin d'accroître l'efficacité et la qualité du service:

  • Participer à l'optimisation des méthodes de travail;
  • Identifier des pistes d'amélioration et proposer des solutions;
  • Collaborer à la mise en place de nouvelles pratiques administratives.

Soutenir les activités administratives des ressources humaines afin de répondre aux besoins opérationnels de l'équipe:

  • Mettre à jour les dossiers des employés;
  • Effectuer différentes tâches administratives et entrées de données;
  • Collaborer à divers projets et mandats RH selon les priorités du département.

Exigences :

  • DEP, AEC ou DEC en bureautique, administration, ressources humaines ou toute combinaison de formation et d'expérience pertinente;
  • Expérience dans un poste administratif ou de service à la clientèle, idéalement en ressources humaines ou formation;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Sharepoint et Excel;
  • Expérience avec des plateformes de formation ou de gestion documentaire (un atout) - Cognibox, SST en ligne Académie et Norcat;
  • Grande facilité à apprendre de nouveaux systèmes informatiques.

Conditions :

  • Un environnement où la collaboration, le respect et le service aux employés sont au cœur de nos actions;
  • Des défis variés et la possibilité de contribuer concrètement au développement des compétences de nos équipes;
  • Salaire concurrentiel;
  • Assurances collectives (soins visuels, dentaires, assurance vie et invalidité longue durée);
  • Programme d'aide aux employés (PAE);
  • Possibilité de contribuer à un REER.
  • Activités d'équipe et objets promotionnels.