Un rôle terrain, humain et structurant au cœur des événements et des liens avec la communauté
 

STATUT
Permanent		 HORAIRE
37,5 h/semaine		 LIEU
Montréal		 MODE
[Hybride / terrain]
ENTRÉE
Mi-septembre		 RELÈVE DE
Marguerite Trudel-Poitras		 ENCADRE
Aucune supervision directe		 RÉF.
[No affichage]
Vous aimez transformer les idées en expériences concrètes, humaines et bien coordonnées ?
RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Le ou la coordonnateur·trice – Événements de la communauté et partenariats soutient la planification, la coordination administrative, logistique et opérationnelle des événements de la communauté, des événements internes et des partenariats de la Fondation. À ce titre, la personne assure le suivi rigoureux des dossiers, contribue à la qualité de l’expérience offerte aux partenaires, aux participant·e·s et aux bénévoles, tout en veillant au bon déroulement des activités et au respect des échéanciers. Son rôle est essentiel au maintien de processus efficaces, à la qualité des relations avec les parties prenantes et à l’atteinte des objectifs de collecte de fonds et de rayonnement de la Fondation. 

Si vous êtes une personne dynamique, motivée et débrouillarde, reconnue pour votre entregent, votre sens du service et votre souci du détail, ce poste est pour vous. Vous aimez travailler dans un environnement stimulant où les priorités évoluent rapidement, tout en conservant votre calme et votre efficacité sous pression. Doté·e d’un excellent sens de l’organisation, vous aimez collaborer avec différents partenaires, coordonner plusieurs dossiers simultanément et contribuer concrètement au succès d’événements porteurs de sens. Votre approche proactive, votre rigueur et votre capacité à établir des relations de confiance feront de vous un atout précieux pour notre équipe.
 
NOTRE ADN : VALEURS ET POSTURE FJET
Ouverture Audace Rigueur Collaboration
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

COORDINATION ADMINISTRATIVE ET SUIVIS – 70 %
  • Structurer les outils de suivi — Mettre en place et assurer le suivi des plateformes de collecte de fonds, formulaires, listes, tableaux et dossiers liés aux événements de la communauté et aux partenariats.
  • Assurer la qualité des données — Mettre à jour les pages Web, bases de données, listes de participant·e·s, dossiers partenaires, rapports et documents administratifs.
  • Gérer les transactions — Effectuer les suivis dans Prodon ou tout autre outil désigné, incluant la facturation, les paiements, les reçus fiscaux, les inscriptions et les rapports.
  • Maintenir une documentation rigoureuse — Assurer le classement des documents, ententes, visuels, listes d’envoi et données post-événement afin de faciliter les suivis et la prise de décision.

SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS ET EXPÉRIENCE TERRAIN – 15 %
  • Préparer les activités — Participer aux rencontres de mise en place des collectes de fonds et soutenir la coordination logistique des événements.
  • Contribuer au déroulement — Offrir un soutien opérationnel lors d’événements tiers ou internes : montage, accueil, coordination terrain, soutien aux bénévoles et gestion des imprévus.
  • Assurer les suivis post-événement — Compiler les données, préparer les bilans, soutenir les remerciements, la facturation, les reçus et les améliorations à mettre en place.

COLLABORATION INTERNE ET PARTENARIATS – 15 %
  • Contribuer à la conception et à la rédaction de communications promotionnelles liées principalement aux événements de la communauté, en collaboration avec les équipes concernées.
  • Collaborer avec les équipes — travailler étroitement avec les équipes Communications, Services jeunesse, Administration et Développement philanthropique selon les besoins.
  • Soutenir les parties prenantes — assurer des suivis professionnels auprès des partenaires, fournisseurs, bénévoles et participant·e·s.
  • Représenter la Fondation — adopter une approche courtoise, rigoureuse et cohérente avec les valeurs de la Fondation dans toutes les interactions.
AMELIORATION CONTINUE ET QUALITE DES PROCESSUS
  • Optimiser les méthodes de travail — proposer des ajustements aux gabarits, listes de contrôle, outils et processus afin de gagner en efficacité.
  • Documenter les apprentissages — contribuer aux bilans et aux suivis permettant d’améliorer l’expérience des partenaires et des participant·e·s.
  • Maintenir une coordination fiable — prioriser les dossiers, anticiper les besoins et communiquer les informations au bon moment aux personnes concernées.
 
PROFIL RECHERCHÉ
EXIGENCES
  • Formation — Diplôme en gestion d’événements, administration, communication, philanthropie ou tout autre domaine connexe.
  • Expérience — 1 à 3 ans d’expérience pertinente en coordination d’événements, administration, soutien opérationnel ou environnement similaire.
  • Langues — Français avancé à l’oral et à l’écrit ; anglais professionnel à l’oral et à l’écrit.
  • Outils — Bonne maîtrise de Microsoft 365 ; aisance avec les plateformes Web, formulaires, CRM et outils de suivi.
  • Atouts — Connaissance de Prodon ou d’un CRM comparable ; expérience en OBNL, collecte de fonds ou coordination de bénévoles.
  • Disponibilités — Disponibilité et capacité à participer aux activités sur le terrain, incluant des déplacements ponctuels, une présence prolongée en position debout lors d’événements et la manipulation occasionnelle de matériel ou d’équipements légers.
  • Permis de conduire — Détenir un permis de conduire valide et être en mesure d’effectuer des déplacements occasionnels dans le cadre des activités de la Fondation.
  • Sensibilité à la mission — Être à l’aise d’entendre et d’accueillir des témoignages, récits ou échanges portant sur des réalités sensibles liées à la santé mentale et à la mission de la Fondation.
 CE QUI VOUS DISTINGUE
  • Entregent et aisance relationnelle avec des publics variés.
  • Débrouillardise et capacité à trouver des solutions rapidement.
  • Grande importance accordée aux détails et à la qualité des suivis.
  • Motivation, attitude proactive et sens de l’initiative.
  • Capacité à travailler sous stress et à gérer plusieurs priorités.
  • Rigueur, autonomie, esprit d’équipe et communication professionnelle.
INDICATEURS DE SUCCÈS
RÉSULTATS ATTENDUS
  • Coordination efficace des dossiers, avec des échéanciers, listes de tâches et suivis maintenus à jour.
  • Données, rapports, reçus fiscaux, factures, inscriptions et dossiers exacts, complets et faciles à retracer.
  • Expérience positive offerte aux partenaires et aux participant·e·s grâce à des communications professionnelles et des suivis diligents.
  • Contribution au bon déroulement des événements par l’anticipation des besoins logistiques et l’utilisation efficace des outils de suivi.
  • Collaboration interne harmonieuse grâce au partage de l’information pertinente au bon moment avec les équipes concernées.
  • Participation active à l’amélioration continue des pratiques, des outils, des gabarits et des processus.
 COMPORTEMENTS OBSERVABLES
  • Valide les informations importantes avant de les transmettre.
  • Communique avec respect, clarté et professionnalisme.
  • Reste structuré·e et positif·ve dans les périodes chargées.
  • Propose des solutions réalistes et adaptées aux besoins.
  • Collabore efficacement avec les équipes internes et les partenaires.
CE QUE NOUS OFFRONS
  • Poste permanent à temps plein, 37,5 h/semaine.
  • Mode hybride, avec présence au bureau selon les besoins.
  • Ville de Montréal, avec déplacements occasionnels dans le cadre des activités de la Fondation.
  • Rémunération selon l’équité interne et l’expérience.
  • Assurance collective, télémédecine et RVER.
  • Congés payés durant les Fêtes, en plus des fériés.
  • Vacances annuelles avantageuses.
  • Remboursement du cellulaire selon les barèmes internes.
  • Formation continue et réseau de soutien professionnel.
  • Milieu dynamique, respectueux et bienveillant.
COMMENT POSTULER
Vous pensez avoir le profil recherché ? Envoyez votre CV et votre lettre de présentation à carrieres@fondationjeunesentete.org
Seules les candidatures retenues seront contactées. Merci de votre intérêt pour la Fondation Jeunes en Têt