La personne agente administrative contribue au bon déroulement des projets et des activités de La Dictée P.G.L. en assurant un soutien administratif et opérationnel à l’équipe. Elle joue notamment un rôle clé dans les relations avec les écoles participantes, les suivis administratifs et financiers, la gestion des données et du matériel ainsi que l’organisation des activités et événements.

 

Principales responsabilités

 

La personne titulaire assume les responsabilités et tâches suivantes, sans que cette liste soit exhaustive, et selon les besoins des projets et de l’équipe.

 

  • Assurer le service à la clientèle et la gestion des communications courantes de La Dictée P.G.L. (téléphone, courriels et courrier), en traitant les demandes et en assurant les suivis requis auprès des membres de l’équipe.

     

  • Produire divers documents, préparer et mettre à jour des listes, rapports et statistiques.

     

  • Assurer les suivis administratifs et opérationnels auprès des écoles participantes, notamment en matière de recrutement, d’inscription et de participation au volet compétitif de La Dictée P.G.L.

     

  • Gérer l’expédition du matériel aux écoles et assurer les suivis avec le fournisseur de services et les écoles.

     

  • Coordonner la gestion du matériel et des approvisionnements, incluant l’inventaire, les commandes et réquisitions, l’expédition du matériel aux écoles ainsi que les suivis auprès des fournisseurs et des écoles.

     

  • Assurer différents suivis administratifs et financiers liés aux activités de La Dictée P.G.L., notamment la saisie des dons, les dépôts et la codification des chèques, le suivi des comptes à recevoir et le recouvrement auprès des écoles, ainsi que le soutien administratif aux campagnes de sollicitation.

     

  • Assurer la gestion et la mise à jour des bases de données de La Dictée P.G.L. 

     

  • Agir à titre de personne-ressource lors des essais et de l’implantation de nouvelles solutions numériques.

     

  • Contribuer à la préparation et à la réalisation des activités et événements de La Dictée P.G.L., notamment en coordonnant les besoins logistiques (transport, salles, hébergement, traiteur, fournisseurs et matériel), en participant à l’installation et au démontage et en assurant les suivis nécessaires auprès des bénévoles, partenaires et fournisseurs.

     

  • Participer aux rencontres d’équipe et contribuer à l’amélioration continue des pratiques, processus administratifs et opérations de La Dictée P.G.L.

     

  • Effectuer toute autre tâche connexe.

     

Profil recherché

 

  • DEP en secrétariat, DEC en administration ou bureautique ou domaine connexe, ou combinaison pertinente de formation et d’expérience.

     

  • Minimum de trois (3) années d’expérience en administration, service à la clientèle ou soutien opérationnel.

     

  • Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

     

  • Expérience avec des bases de données ou un logiciel dons, notamment Prodon, un atout.

     

  • Expérience en logistique événementielle, un atout.

     

  • Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et souci du détail.

     

  • Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.

     

  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler en équipe.