Pour supporter nos équipes projet sur les chantiers de démolition situés à Montréal, nous sommes à la recherche, d'un ou une adjoint administratif / adjointe administrative de projet. 
 
Sous la supervision du ou de la gestionnaire de projet, l’adjoint(-e) administratif(-ve) de projet aura les responsabilités suivantes :
 
Gestion documentaire et saisie de données : 

  • Collecter, trier, numériser et classer l’ensemble des documents liés aux projets (administratifs, contractuels et techniques) ; 
  • Assurer l’organisation, la mise à jour et l’archivage des documents selon les normes internes et les exigences contractuelles ; 
  • Maintenir une structure de classement efficace permettant un accès rapide à l’information ; 
  • Effectuer le suivi des versions et garantir l’actualité et l’intégrité des documents ; 
  • Saisir, valider et mettre à jour les données dans les différents outils de gestion (Excel, logiciels de gestion de projet ou de chantier) ; 
  • Assurer la fiabilité, la cohérence et l’exactitude des informations saisies ; 
  • Gérer la documentation liée aux entrées et sorties de matériaux au besoin ;  
  • Veiller à la tenue à jour des dossiers des différents intervenants (sous-traitants, fournisseurs, etc.).

 
Coordination et communication interne 

  • Assurer la transmission des documents et informations entre le chantier et le siège social (comptabilité, paie, RH, gestion) ; 
  • Travailler en collaboration avec les RH dans le cadre de l’accueil, l’intégration et la formation des travailleurs ;
  • Collaborer et maintenir une communication fluide avec les différentes parties prenantes du projet ; 
  • Participer à la coordination logistique de chantier, notamment pour l’approvisionnement, les déplacements et l’hébergement des travailleurs etc.

 
Support aux gérants de projet et aux opérations 

  • Assister le chargé de projet dans la préparation des documents de gestion (échéanciers, tableaux de bord, suivis budgétaires, rapports, etc.) ; 
  • Collaborer au suivi administratif et financier des projets ; 
  • Participer au suivi de la facturation mensuelle, incluant la gestion des extras et des travaux supplémentaires ; 
  • Maintenir à jour les outils de suivi de placement de la main d’œuvre et des équipements ; 
  • Participer à la planification hebdomadaire de main d’œuvre et assurer la communication de l’information ;

 
Implantation et gestion des outils numériques

  • Participer à l’implantation et au déploiement d’applications de gestion de chantier ou de projet ;
  • Contribuer à l’intégration de nouveaux outils numériques visant à améliorer l’efficacité administrative et opérationnelle ;
  • Assurer la mise en place de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques et accompagner les utilisateurs dans leur appropriation ;
  • Offrir un soutien de première ligne aux équipes pour l’utilisation des outils technologiques ;

 
Conformité et amélioration continue 

  • Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration ;
  • Veiller au respect des politiques, normes de qualité et exigences réglementaires ; 
  • Repérer les opportunités d’amélioration et participer à l’optimisation des processus administratifs;
  • Identifier des leviers pour optimiser les processus via la transformation numérique ; 

 

Profil recherché :
 
Formation et expérience

  • DEP ou formation dans une spécialité pertinente (administration, secrétariat, gestion etc.) ;
  • Connaissance du domaine de la construction ou expérience dans des responsabilités similaires ;
  • Détenir son ASP Construction (un atout) ; 
 
Compétences 
  • Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
  • Maîtrise la suite Office et de l’environnement Microsoft 365 
  • Débrouillardise ;
  • Rigueur et sens du détail ;
  • Aptitude à travailler seul et en équipe

 
Pour plus d'informations : 418-698-2222 poste 233