Responsabilités principales
Relevant du ou de la CHEF.FE, RELATIONS AVEC LES DONATEURS, CAMPAGNE ANNUELLE ET CERCLES PHILANTHROPIQUES de l’OSM, le ou la coordonnateur.trice, Cercles philanthropiques et relations aux donateurs est responsable de l’ensemble de la coordination des communications et des activités de fidélisation des cercles philanthropiques. Il ou elle est aussi responsable du suivi budgétaire et de la gestion administrative des dossiers des donateurs des Cercles philanthropiques (cercles des jeunes ambassadeurs, des mélomanes, d’honneur et du Maestro). Il ou elle apporte également son soutien aux renouvellements des dons et aux projets de reddition de compte ou demandes de soutien à des fondations.
Rôles et responsabilités
- Coordonner et préparer les réunions des comités exécutifs des cercles des jeunes ambassadeurs et des mélomanes, incluant la production des documents;
- Planifier, coordonner et évaluer le programme de reconnaissance des membres des cercles philanthropiques;
- Préparer toutes les communications aux donateurs des cercles philanthropiques (infolettres, communiqués, invitations, etc.);
- Coordonner la création des outils de communication et de promotion des cercles philanthropiques;
- Assurer le suivi du budget des dépenses et préparer les bons de commande et les allocations de dépense, au besoin;
- Assurer le service téléphonique et par courriel pour les membres des cercles philanthropiques;
- Assurer une présence des soirs de concerts (visites aux sièges, cadeaux à leur siège pour les nouveaux membres ou pour souligner un anniversaire, présence au Salon d’honneur, etc.) et lors des événements des cercles philanthropiques;
- Assurer les suivis de renouvellements des dons auprès des donateurs des cercles philanthropiques;
- Appuyer (les) la conseiller(ère)s principal(e)s et le(la) chef dans l’élaboration des propositions, de la rédaction des ententes, de rapports de reddition de comptes ou autres documents requis pour les cercles philanthropiques;
- Assurer les suivis et le lien de communication avec les partenaires et commanditaires des cercles philanthropiques conjointement avec l’équipe des partenariats et événements corporatifs;
- Effectuer diverses tâches administratives : mise à jour de la base de données, production d’indicateurs, bilans, facturation, gestion des reçus aux fins d’impôt, etc.;
- Participer aux activités de développement philanthropique;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Exigences demandées
- Diplôme d'études universitaires de 1er cycle dans une discipline appropriée ou l'équivalent;
- Expérience pertinente d’un (1) à trois (3) ans dans une fonction similaire;
- Connaissance du milieu philanthropique et du milieu des affaires;
- Expérience dans la gestion des relations avec les donateurs ou en service à la clientèle;
- Connaissance de la musique classique et du milieu culturel un atout;
- Excellente communication au parlé et à l’écrit, en français et en anglais;
- Connaissance des outils de gestion philanthropique et des bases de données, un atout;
- Maîtrise de la Suite Office;
- Connaissance des outils et stratégies liées à la philanthropie.
Compétences et attitudes organisationnelles requises
- Excellence : dépassement – fierté – rigueur;
- Innovation : curiosité – créativité – audace;
- Passion : engagement – authenticité – plaisir;
- Générosité : respect – collaboration – ouverture.
Compétences spécifiques au poste
- Habileté à établir et maintenir des relations privilégiées;
- Communication verbale et écrite efficiente;
- Sens de la planification et de l’organisation.
Autres compétences spécifiques au poste
- Maitrise des techniques rédactionnelles;
- Habileté à travailler en multi-dossiers;
- Souci du respect des échéanciers;
- Axé sur les solutions et la résolution de problèmes;
- Habileté à travailler en équipe;
- Autonomie;
- Gestion des priorités / temps;
- Attitude professionnelle;
- Rigueur et souci du détail;
- Sens de la confidentialité et de la discrétion.