L’Ordre est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de direction à la formation continue
L’Ordre offre un milieu de travail humain, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description sommaire du poste
L’adjoint ou l’adjointe de direction assure le soutien administratif à la direction de la formation continue favorisant le bon déroulement des opérations, notamment dans le cadre de l’application des règlements sur la formation continue obligatoire des membres de l’OTSTCFQ et des personnes bénéficiaires de droits acquis.
Dans ce contexte, l’adjoint ou l’adjointe de direction soutient la direction de la formation continue, assure un service à la clientèle rigoureux par une compréhension fine des dispositions règlementaires et voit aux suivis requis pour assurer la continuité administrative des dossiers en l’absence du directeur ou de la directrice de la formation continue.
Principales responsabilités
Soutien au directeur ou à la directrice de la formation continue
- Soutenir le directeur ou la directrice de la formation continue dans l’exercice de son mandat;
- Veiller aux enjeux règlementaires et technologiques inhérents aux obligations de formation continue ou à la déclaration des activités de formation et collaborer à la résolution de problèmes;
- Participer aux réunions du comité de la formation continue, prendre les notes et rédiger le compte rendu, le cas échéant;
- Soutenir les activités de la direction par la rédaction, la révision ou la mise en page de divers documents (sommaires, tableaux, résumés, fichiers, formulaires, etc.);
- Organiser des réunions/comités et prendre les dispositions nécessaires pour ces réunions;
- Gérer l’agenda du/de la directeur·trice, au besoin.
Soutien aux activités entourant l’application des règlements de formation continue
- Assurer le service à la clientèle, notamment pour les cas complexes et agir à titre de personne ressource pour la gestion administrative relative aux questions concernant les règlements sur la formation continue;
- Assurer les prises de contact, les relances et les suivis téléphoniques dans des contextes litigieux ou de non-conformité, afin de clarifier les obligations réglementaires et offrir du soutien auprès des personnes concernées;
- Assurer les tâches administratives requises pour l’application et les suivis au regard des règlements sur la formation continue, tel que le traitement des déclarations de dispense, la collaboration interdirection, etc.;
- Contribuer à la planification et au déploiement d’audits quantitatifs et qualitatifs de conformité des dossiers de formation continue (vérifications, communications auprès des membres, etc.);
- Contribuer au développement et au maintien d’outils ou de communications visant à informer, promouvoir ou démystifier les règlements de formation continue (par exemple, guide explicatif, communications dans infolettres, etc.);
- Assurer l’organisation, la gestion et le contrôle rigoureux des bases de données relatives à la vérification des dossiers de formation continue.
Soutien au déploiement de l’offre de formation continue
- Soutenir au besoin l’équipe de la direction dans le déploiement de toute activité de formation continue affichée au catalogue de l’Ordre (révision de textes, affichages, promotion, soutien administratif pour l’équipe, etc.);
- Soutenir au besoin l’équipe de la direction dans le développement de nouveaux produits de formation continue, le cas échéant (contribution dans certains processus de développement).
Autres tâches
- Être disponible dans les périodes d’achalandage liées aux fins de périodes de formation continue (aux deux ans principalement, entre février et mai);
- Assurer la continuité logistique des activités de formation continue et le service à la clientèle auprès des personnes apprenantes au besoin;
- Effectuer toute autre tâche déléguée par le ou la directeur·trice de la formation continue.
Sous la supervision du directeur ou de la directrice de la formation continue
Compétences et qualités recherchées
- Aptitude à déceler tous les aspects d’un problème ou d’une situation en posant les bonnes questions. Capacité d’utiliser toutes les informations disponibles permettant de comprendre une situation sous tous ses angles;
- Habileté à saisir les besoins de la clientèle et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre. Aptitude à entretenir une relation harmonieuse avec la clientèle (membres, public, autres directions, comités);
- Habileté à ne pas divulguer de l’information confidentielle ou sensible;
- Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun. Habileté à soutenir ses collègues lorsqu’ils ou elles font face à des difficultés;
- Capacité d’entreprendre les choses sans que celles-ci soient explicitement demandées;
- Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les conséquences de ses actes et à savoir où sa liberté d’action débute et où elle se termine;
- Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d'être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux ou soucieuse de livrer un travail de qualité;
- Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps et d’établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être le/la plus efficace possible et à respecter les échéances;
- Capacité de transmettre l'information et d'adapter ses propos en fonction des lectrices ou lecteurs ciblés. Habileté à rédiger de manière compréhensible;
- Aptitude à penser et à agir avec indépendance. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de lignes directrices.
Formation et expérience
- Diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée;
- Au moins cinq (5) années d’expérience comme adjointe de direction ou administrative dans un poste similaire;
- Habilités informatiques et capacité d’adaptation aux nouvelles technologies, avec une facilité dans l’utilisation d’une plateforme de formation continue (LARA, un atout);
- Intérêt pour la compréhension et l’application rigoureuse et minutieuse de textes règlementaires (règlements sur la formation continue obligatoire);
- Capacité à s’organiser et travailler sous pression lors de périodes de fort achalandage de service à la clientèle;
- Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit;
- Connaissance des techniques de rédaction épicène, un atout;
- Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) et Adobe Pro;
- Connaissance du système professionnel québécois, un atout.
Information additionnelle
Lieu de travail (hybride)
Siège social de l’Ordre, à quelques minutes de la station de métro Crémazie
Échelle salariale (35 heures semaine)
56 802 $ - 68 018 $, selon l’expérience pertinente au poste
Avantages sociaux
La politique de gestion des ressources humaines et la politique de télétravail de l’OTSTCFQ en vigueur permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle:
- Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l’Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels);
- Treize (13) jours fériés;
- Quatre (4) congés personnels;
- Dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables;
- Jusqu’à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois;
- Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois;
- Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l’employeur dès le premier jour à l’emploi.
De plus,
- Ambiance de travail humaine et chaleureuse.
Date d’entrée en fonction
Fin juillet 2026
Entrevue de sélection
Les semaines du 1er juin et du 8 juin 2026, en présentiel dans les locaux de l'Ordre situés au 110 Crémazie Ouest.
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 18 mai 2026, à l’attention de Stéphanie Simard, partenaire d’affaires talent et culture : Je postule