Sommaire du poste 

Relevant du contrôleur division santé (supérieur hiérarchique) et du directeur approvisionnement et logistique (supérieur fonctionnel), l’adjointe administrative assure le bon fonctionnement des activités quotidiennes du siège social. Elle offre un soutien administratif polyvalent, effectue la gestion des communications internes et externes, ainsi que diverses tâches de suivi liées à la comptabilité, aux fournisseurs et à la coordination interne. 

Ce poste requiert une personne organisée, rigoureuse et proactive, capable de jongler avec plusieurs priorités dans un environnement dynamique. 

 

Responsabilités principales 

Gestion administrative et comptable 

  • Déposer les chèques et assurer le suivi des encaissements. 

  • Gérer le courrier entrant et sortant. 

  • Effectuer les relances clients (paiements, informations manquantes, etc.). 

  • Répondre aux courriels clients et gérer la boîte de courriels de facturation. 

  • Vérifier les états de compte fournisseurs et les comptes de carte de crédit. 

  • Contrôler et valider les bons de commande. 

  • Effectuer les ouvertures de compte fournisseur. 

  • Effectuer la mise à jour annuelle des dossiers administratifs. 

Soutien opérationnel 

  • Gérer les accès aux logiciels internes (Jostle, Evolia, 3CX). 

  • Assurer la réception des marchandises et vérifier la conformité des livraisons. 

  • Accueillir les visiteurs et clients au siège social. 

  • Gérer les accès physiques (cartes, clés, etc.). 

Soutien à la coordination et à la communication 

  • Préparer les rencontres (réservation de salle, ordre du jour, comptes rendus, suivi sur les outils de gestion de projet). 

  • Participer à la gestion des inventaires et des locations d’équipement marketing. 

  • Assurer la mise en page de documents, la saisie de données et la production de rapports administratifs. 

 

Profil recherché 

Compétences et qualités 

  • Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités. 

  • Souci du détail et rigueur dans le suivi des dossiers. 

  • Bon sens du service à la clientèle et professionnalisme. 

  • Discrétion, autonomie et capacité à travailler en équipe. 

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils numériques (Jostle, Evolia, 3CX ou équivalents). 

Formation et expérience 

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC/DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe. 

  • Expérience pertinente d’au moins 2 ans dans un poste similaire. 

  • Connaissance de base en comptabilité (un atout). 

 

Conditions de travail 

  • Poste à temps plein, en présentiel au siège social de Québec. 

  • Horaire de jour, du lundi au vendredi. 

  • Environnement de travail collaboratif et dynamique. 


NB. Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte