Description de l'entreprise
Groupe Westcliff est une entreprise familiale dont le siège social est basé à Montréal et qui œuvre dans le domaine immobilier depuis plus de 50 ans. La croissance de Westcliff à travers les années est fondée sur son savoir-faire en matière de développement, construction et gestion de projets immobiliers d’envergure au Canada et aux États-Unis. La société emploie environ 500 employés dans nos différentes propriétés, dont 100 employés au siège social.
Vous désirez rejoindre une équipe dynamique, expérimentée et chaleureuse aux valeurs familiales? Vous vibrez à l’idée de contribuer au succès d’une société canadienne bien établie dans le domaine du développement et gestion immobilier et d’investissements? Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve).
Description du poste
Relevant du vice-président, la personne sélectionnée sera appelée à assister principalement le vice-président ainsi que d'assumer de diverses tâches administratives de nature confidentielle.
Principales responsabilités
- Effectuer le classement, la numérisation de documents, l’envoi de télécopies et de courriel;
- Élaborer et maintenir à jour un système de classement physique et électronique;
- Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme;
- Faire le suivi des échéances des investissements et obtenir de divers courtiers les taux d’intérêt et tout autre information pertinente;
- Faire les dépôts et les chèques personnels du vice-président;
- Entrer les données, maintenir à jour la base de données et imprimer divers rapports avec Quicken;
- Faire la conciliation des états de banque et des comptes Visa;
- Assister à la planification et à l'exécution d'événements et d'engagements personnels;
- Remplacer la réceptionniste sur une base occasionnelle pendant son heure de repas et ses pauses et lors d’absences ;
- Effectuer des tâches de soutien administratif pour offrir un support aux autres services, selon ses disponibilité et leurs besoins;
- Effectuer toutes autres tâches connexes tel que demandé par le supérieur immédiat.
Qualifications
- Détenir un diplôme d'études post-secondaire en administration
- 3 années d'expérience pertinente
- Bonne maîtrise de la suite Office 365 (Outlook, Excel, Word)
- Bilingue, français et anglais.
- Connaissance de base du logiciel Quicken
- Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion de priorités.
- Capacité de collaborer avec plusieurs départements
- Niveau élévé de discrétion et de confidentialité.
- Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes.
Ce que nous offrons :
- Temps plein, 35 heures/semaine, du lundi au vendredi
- 3 semaines de vacances après un an de service continue
- Assurance collective avantageuse
- Emplacement de travail centralisé, à proximité de magasins, restaurants et du transport en commun (Accès sous-terrain au métro McGill)