Adjoint(e) administratif(ive), exploitation

Description de l'entreprise 
Groupe Westcliff est une entreprise familiale dont le siège social est basé à Montréal et qui œuvre dans le domaine immobilier depuis plus de 50 ans.  La croissance de Westcliff à travers les années est fondée sur son savoir-faire en matière de développement, construction et gestion de projets immobiliers d’envergure au Canada et aux États-Unis.  La société emploie près de 500 employés dans nos différentes propriétés, dont 100 employés au siège social.  L’entreprise veille à la bonne gestion de plus de 32 propriétés au Québec et dans les Maritimes, totalisant plus de 10 millions de pieds carrés

Vous avez une grande passion pour l'immobilier ? Vous désirez rejoindre une équipe dynamique, expérimentée et chaleureuse aux valeurs familiales?  Vous vibrez à l’idée de contribuer au succès d’une société canadienne bien établie ? Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administratif(tive), exploitation pour le Centre Valleyfield

Le centre commercial Valleyfield, avec une superficie locative brute de 273 011 pieds carrés et plus de 46 locataires permanents, bénéficie d’un emplacement de choix, étant situé au cœur de la ville de Valleyfield et adjacent à une importante zone résidentielle. Le Centre Valleyfield est le seul centre commercial dans ce vaste secteur géographique. Il dessert en totalité la zone sud-ouest de la Montérégie.

L'opportunité

Relevant de la directrice générale du Centre Valleyfield vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches administratives pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion de la propriété. Vous aurez comme principal rôle d'assister la directrice générale dans les opérations quotidienne, notamment dans les communications avec les locataires, la perception des loyers et le service à la clientèle. 

Pour réussir dans ce poste, la personne recherchée doit être rigoureuse et proactive pour soutenir la gestion opérationnelle de notre centre commercial.  

Plus précisément, vos responsabilités sont les suivantes: 

Gestion des comptes à recevoir :

• Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.
• Effectuer des encaissements et le saisis des données dans le logiciel YARDI.
• Vérifier et concilier les états de comptes des clients.
• Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les montants dus.
• Appuyer le directeur immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.
• Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.
• Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.
• Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à leurs questions administratives et/ou relatives au bail.

• Comptabiliser les factures des fournisseurs
• Effectuer le rapprochement des bons de commande avec les factures
• Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.
• Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente).
• Gérer les priorités ; traiter les problèmes rapidement, de manière proactive et suivre les projets jusqu'à leur terme.

• Coordonner les communications avec les locataires et répondre à leurs demandes
• Assurer un service à la clientèle de qualité, tel que vente de cartes cadeaux, gestion des objets perdus et redirection des appels.
• Comptabiliser les ventes mensuelles
• Fournir un soutien administratif et soutien de comptabilité au bureau
• Effectuer l’entrée de données comptables, gérer les comptes à payer, effectuer la saisie pour la paie des employés.
• Procéder à la conciliation mensuelle des cartes cadeaux.
• Gérer les dossiers administratifs, assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des bases de données

• Diplôme d'études collégiales en administration, comptabilité ou formation équivalente.
• Minimum de 4 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire en gestion immobilière commerciale
• Souci du service à la clientèle
• Expérience en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.
• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de comptabilité et gestion immobilière.
• Expérience avec le système Yardi, un atout.
• Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités
• Capacité à suivre les baux commerciaux et les documents légaux, serait un atout.
• Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.
• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.
• Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples avec un excellent souci du détail.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec les locataires et les fournisseurs à l'externe.

• Un environnement favorable pour une carrière enrichissante
• Salaire compétitif selon l'expérience.
• Expérience professionnelle gratifiante.
• Poste permanent, 35h/semaine, en présentiel, du lundi au vendredi.
• Un environnement dynamique et collaboratif.
•  Programme d’assurance collective après 3 mois d’embauche

En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.