Agente ou agent de soutien administratif, classe 1

Titre du poste : Agente ou agent de soutien administratif, classe I
Lieu de travail : Collège Champlain Saint-Lambert
Département : Registrariat
Supérieur immédiat : Gestionnaire, registrariat et aide pédagogique
Statut du poste : Poste régulier à temps plein
Échelle salariale : De 25,65 $ à 28,68 $ l’heure
Date d’entrée en fonction prévue : Dès que possible
Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures par semaine).  Des heures supplémentaires sera nécessaires lors des événements organisés le soir et les fins de semaine.
Période d’affichage : 2026-08-25 to 2026-09-08 23:59

POSTE
Le Collège Champlain Saint-Lambert requiert les services d'une AGENTE ou d'un AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE I, pour un poste regulier à temps plein, au département du Registrariat et bureau de l'aide pédagogique.

FONCTIONS
Relevant de la gestionnaire du registrariat et de l’aide pédagogique, le titulaire accomplira un ensemble de tâches administratives de nature relativement complexe selon les méthodes et procédures au sein du registrariat ainsi que diverses tâches cléricales inhérentes aux activités du département.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Accueillir et répondre aux questions des étudiants potentiels et actuels (en personne, par téléphone, ou par courriel) en fournissant des renseignements pertinents sur les programmes et services du collège. Accueillir également les visiteurs, prendre des rendez-vous et traiter les paiements des frais de scolarité.
2. Assister les étudiants potentiels dans la complétion de leur demande d'admission, en offrant un accompagnement personnalisé pour assurer une soumission complète et conforme. Soutenir les étudiants dans l'accès et l'utilisation de leur plateforme Omnivox, en les guidant dans ses principales fonctionnalités pour une utilisation autonome et efficace.
3. Rechercher et recueillir l’information nécessaire pour préparer des documents, des rapports, des lettres et des listes liées à l’administration des dossiers étudiants et à leur parcours scolaire. Assurer l'archivage des diplômes officiels du ministère, classer des documents, et mettre à jour les cartes d'étudiants. Contribuer à l'envoi postal des documents nécessaires.
4. Identifier les besoins individuels des étudiants et les orienter vers les services appropriés au sein du Bureau du registraire ou du collège, notamment le soutien académique, les ressources d'orientation, et autres services pertinents.
5. Participer à la planification, à la coordination et à l'organisation d'événements et d'activités destinés aux étudiants, afin de contribuer à créer une ambiance accueillante et stimulante sur le campus. Apporter son soutien aux initiatives du département, aux actions de sensibilisation, aux efforts de recrutement et aux événements spéciaux, selon les besoins. Collaborer avec les parties prenantes internes et externes afin d'organiser des visites, des séances d'information et d'autres activités visant à favoriser la réussite des étudiants et à atteindre les objectifs de l'établissement. 
6. Maintenir les dossiers et assurer la liaison avec les enseignant(e)s et les comités académiques afin de faciliter une prise de décision rapide et précise dans le cadre des procédures de révision des notes de fin de session et des recours académiques.
7. Vérifier les horaires des étudiants et identifier les problèmes potentiels. Recueillir et mettre à jour les informations concernant les visites des universités, et distribuer les formulaires de participation aux étudiants et aux départements.
8. Tenir un registre de l’utilisation des fournitures de bureau et s’assurer de leur disponibilité.
9. Assurer la conformité des dossiers étudiants, remplir divers documents administratifs selon les normes du registrariat et les maintenir à jour.
10. Effectuer d'autres tâches administratives liées au Bureau du registraire, selon les besoins.

EXIGENCES
Éducation
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Doit posséder au moins une (1) année d'expérience pertinente.

Autres exigences
Excellente aptitude à communiquer en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit.
Connaissance approfondie des logiciels Word et Excel.
Démontrer de solides compétences en service à la clientèle, le souci du détail et la capacité à travailler dans un environnement d’équipe ainsi que de façon autonome.

Tests requis : Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests linguistiques ainsi que des tests de connaissances informatiques (Word et Excel)

AVANTAGES DE TRAVAILLER AU COLLÈGE CHAMPLAIN
4 semaines de vacances et 13 congés fériés
Assurance médicale et dentaire
Banque de journée maladie
Régime de retraite (RREGOP)
Programme d’aide aux employés
Assurance invalidité de courte et longue durée
Horaire d'été
Accès au centre sportif et aux cours de fitness
Perfectionnement professionnel et formation
Service cafétéria sur place ($)
Services spécialisés sur place tels que physiothérapeute, ostéopathe, kinésiologue, orthopédiste, thérapeute du sport certifié, médecins en médecine du sport et nutritionniste du sport ($)
Proximité de la station de métro Longueuil et stationnement sur place ($)

REMARQUES
Le titulaire sélectionné devra travailler en anglais afin de mieux servir les professeurs, le personnel et les étudiants.
Veuillez noter qu’un CV et une lettre de présentation sont obligatoires dans le cadre de votre candidature.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de carrière au Collège Champlain ? Consultez la section Carrières de notre site Web : Rejoignez notre équipe - Champlain College - Saint Lambert

Le Collège Champlain Saint-Lambert, un collège constituant du Collège Régional Champlain, embauche sur la base du mérite et s'engage fermement à respecter l'équité, la diversité et l'inclusion au sein de sa communauté. Nous encourageons les candidatures de personnes racisées/de minorités visibles, de femmes, de personnes autochtones, de personnes handicapées, de minorités ethniques et de personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que de toutes/tous les candidat(e)s qualifié(e)s ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.