Sous la supervision de la Directrice, Affaires juridiques, le titulaire coordonne les activités de gestion documentaire du projet Contrecœur et assure l'intégrité, la conformité, la traçabilité et la sécurité des documents stratégiques, contractuels, juridiques et confidentiels. Il traite régulièrement de la documentation liée aux réclamations, différends, avis juridiques et stratégies contractuelles du projet. Il agit comme personne-ressource en matière de gouvernance documentaire et veille à l'application des processus et contrôles requis pour soutenir les activités contractuelles, juridiques et de gestion des risques du projet.
Coordination de la gestion documentaire
- Coordonner l'application des processus, normes et outils de gestion documentaire du projet.
- Assurer la qualité, la cohérence, l'intégrité et la traçabilité des documents stratégiques, techniques, contractuels et juridiques.
- Veiller au respect des exigences de classification, de conservation, de confidentialité et de contrôle documentaire.
- Identifier les écarts, risques ou anomalies documentaires et recommander les mesures correctives appropriées.
- Participer à l'amélioration continue des pratiques, procédures et outils de gestion documentaire.
Soutien aux activités contractuelles et juridiques
- Assurer la coordination documentaire associée aux contrats, amendements, réclamations, avis de changement, différends et autres dossiers à portée contractuelle ou juridique.
- Veiller à la disponibilité, à l'intégrité et à l'organisation des dossiers documentaires requis pour les analyses, suivis contractuels et procédures juridiques.
- Effectuer le suivi des livrables documentaires contractuels et assurer le respect des exigences et échéanciers établis.
- Signaler tout enjeu documentaire susceptible d'avoir une incidence contractuelle, financière ou juridique.
Gouvernance et soutien aux parties prenantes
- Agir comme personne-ressource auprès des équipes de projet relativement aux exigences documentaires.
- Collaborer avec les intervenants internes et externes afin d'assurer l'application uniforme des pratiques de gestion documentaire.
- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour de procédures, guides, gabarits et outils de référence.
- Soutenir l'évolution et l'optimisation des systèmes et processus de gestion documentaire.
Le titulaire exerce ses fonctions dans un environnement comportant des informations confidentielles, sensibles ou protégées et est appelé à traiter des dossiers ayant des incidences contractuelles, financières et juridiques importantes pour l'organisation.
Exécuter toute autre tâche connexe.
Qualifications :
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou certificat universitaire en archivistique, gestion documentaire ou domaine connexe
- 0 à 3 ans d’expérience pertinente ; ouverture pour les finissants d’un programme universitaire pertinent
- Maîtrise de la suite Microsoft 365
- Intérêt pour les systèmes de gestion documentaire
- Capacité à travailler avec des outils informatiques
- Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Bonnes habiletés interpersonnelles et esprit d’équipe
- Bilinguisme parlé et écrit : français et anglais